Lorsque vous organisez une réunion ou un événement, vous devez vous assurer que tout le monde peut y participer, y compris les personnes handicapées. La planification vous aidera à intégrer l’accessibilité dans tous les aspects de votre réunion.

Il est important de tenir compte de deux formes d’accès précises dans la planification d’une réunion accessible :

• l’accès physique à l’emplacement de la réunion;
• l’accès aux délibérations et aux comptes rendus des réunions.

Voici quelques généralités auxquelles penser.

• Assurez-vous qu’un membre de votre personnel sera responsable des questions d’accès à l’événement.
• Soyez prêts à répondre à toute demande concernant les besoins des participants, de la même manière que vous répondez à toute autre demande et question concernant l’organisation de l’événement.
• Ne manquez pas d’indiquer sur les invitations des renseignements sur le caractère accessible de l’événement.
• La planification d’un événement de longue durée, comme une conférence qui s’étale sur plusieurs jours, demande plus d’organisation. Renseignez-vous d’avance sur les ressources disponibles à l’échelon local, par exemple :
• interprètes gestuels
• transport accessible
• services vétérinaires d’urgence (pour les animaux d’assistance)
• services de réparation de fauteuils roulants
• Avant de confirmer la date, renseignez-vous pour savoir si d’autres événements relatifs aux personnes ayant un handicap ont lieu en même temps dans la région, car ils pourraient avoir un effet sur le vôtre et sur la disponibilité des fournisseurs de service.
• Dès que vous aurez confirmé la date de l’événement, engagez des interprètes gestuels ou des sous-titreurs en temps réel.
• Si les repas doivent être laissés au choix des participants, renseignez-vous sur l’accessibilité aux restaurants locaux.
• Renseignez-vous sur la disponibilité de systèmes d’écoute portatifs à modulation de fréquence (MF) pour les salles de réunion, à l’intention des personnes qui ont une déficience auditive. Un système MF se compose d’un émetteur dont se sert le conférencier, et d’un récepteur que porte la personne à l’écoute.)
• Assurez-vous que des téléphones dotés d’un dispositif de réglage de l’intensité sont disponibles pour les personnes ayant une déficience auditive.
• Déterminez si les locaux sont dotés d’alarmes incendie visuelles. Dans le cas contraire, demandez s’il existe un plan d’évacuation des lieux ou concevez le vôtre.
• Voyez si un appareil de télécommunication pour sourds (ATS) est disponible et assurez-vous que votre personnel sait comment l’utiliser. (Un ATS est un dispositif dont se servent les personnes qui sont sourdes ou malentendantes pour communiquer par téléphone.)
• Assurez-vous qu’il y a au moins un téléphone dont peut se servir une personne qui est assise (p. ex., une personne en fauteuil roulant ou en triporteur).
• Si vous faites la promotion de votre conférence dans un site web, assurez-vous que le site est accessible aux personnes qui se servent de technologies fonctionnelles comme un lecteur d’écran.
• Vérifiez si les points de service à la clientèle (p. ex., comptoirs, tables d’exposants, etc.) sont suffisamment bas pour que les personnes en fauteuil roulant ou en triporteur puissent voir par-dessus.
• Veillez à ce que toute affiche créée spécialement pour l’événement soit en gros caractères.
• Prévoyez un endroit où les animaux d’assistance pourront faire leurs besoins.
• Fournissez des bols d’eau pour les animaux d’assistance.